Dit moet je weten over de administratie van je webshop

Als ondernemer van je eigen webshop ben je vast en zeker dag en nacht met passie aan het werk. Echter heeft helaas ook elke webshop eigenaar te maken met veel administratie. Voor elke bestelling die je naar je klant verstuurd, heb je namelijk te maken met inkomsten, maar uiteraard ook met verschillende kosten. Denk bijvoorbeeld aan verzendkosten, kosten voor het verpakkingsmateriaal en transactiekosten voor online bankieren. Dan hebben we het nog niet eens over zaken als de belasting en verzekeringen. Voor je dus besluit om een boekhouder e-commerce in te schakelen is het verstandig om je dus eerst eens te verdiepen in waar de administratie allemaal aan moet voldoen.   

Het opzetten van een financiële boekhouding 

Het is zeer belangrijk dat je vanaf dag één start met een financiële boekhouding. Deze dien je zelf op te zetten en dien je net als andere bedrijven minimaal zeven jaar te bewaren. Je hebt immers een bewaarplicht van zeven jaar. Gelukkig heb je met een webshop een voordeel, een gedeelte van je financiële boekhouding is immers al geautomatiseerd. Zo kun je de inkomsten altijd terugvinden op basis van de bestellingen. Let op, dit zijn geen facturen. Inkomsten die niet afkomstig zijn van bestellingen die je aan te kunnen tonen op basis van bijvoorbeeld kassabonnen. Bewaar dus altijd bonnetjes en andere verwante papiertjes.  

Hoe zit het met retouren en annuleringen 

Als webshop eigenaar heb je vast wel eens te maken met pakketjes die retour worden gestuurd of bestellingen die worden geannuleerd. Qua administratie moet je dan even goed opletten. Als webshop eigenaar heb je namelijk te maken met de wet ‘verkoop op afstand’. Deze is er om de klant te beschermen. De wet impliceert namelijk dat de webshop verplicht is om een bedenktermijn van veertien dagen te hanteren. Nu heeft de klant in de meeste gevallen het bedrag al betaald wanneer hij of zij een bestelling retour stuurt. Als webshop eigenaar dien je deze betaling dan te corrigeren.  

Zo pak je de boekhouding slim aan 

Je hebt vast al in de gaten dat de administratie van je webshop lastiger is dan gedacht. Gelukkig zijn er een aantal maatregelen die je kunt treffen. Zo kun je ervoor kiezen om de administratie uit te besteden aan een professional van een administratiekantoor. Zo weet je zeker dat je administratie altijd in orde is. Bovendien bespaar je veel kostbare tijd. Ga je zelf aan de slag met de boekhouding? Zorg er dan voor dat je de boekhouding koppelt aan je webshop. Met behulp van verschillende software is dit zo gepiept.